Databehandleraftale

Hvad et rengøringsfirma må og ikke må med de kundeoplysninger, de får gennem Renpris.

Når en kunde vælger dit tilbud, får du kundens navn, telefonnummer og mailadresse. Den her aftale siger, hvad du må med dem — og hvad du ikke må. Den er en del af partneraftalen.

§ 1 · Hvem er hvem

Dataansvarlig: Renpris, en del af & Mates, CVR 46561392. Det er os, kunden afgiver sine oplysninger til, og os, der bestemmer, hvad de bruges til.

Databehandler: det rengøringsfirma, der har accepteret aftalen (herefter «Partneren»).

Aftalen gælder fra det øjeblik, Partneren modtager oplysninger om en kunde gennem Renpris.

§ 2 · Hvad Partneren må behandle, og hvorfor

Partneren modtager kundens navn, telefonnummer og e-mailadresse, samt de oplysninger om boligen, kunden selv har indtastet.

Formålet er ét: at kontakte kunden og udføre den opgave, kunden har valgt Partneren til.

Partneren må ikke behandle oplysningerne til andre formål. Det gælder også markedsføring af Partnerens øvrige ydelser, videresalg, udlejning af lister og videregivelse til tredjepart.

§ 3 · Partnerens instruks

Partneren behandler kun oplysningerne efter Renpris’ dokumenterede instruks. Den her aftale ER instruksen.

Mener Partneren, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, skal Partneren straks give Renpris besked.

§ 4 · Hvornår Partneren selv bliver dataansvarlig

Indgår kunden en aftale direkte med Partneren om at få udført arbejdet, bliver Partneren selvstændigt dataansvarlig for de oplysninger, Partneren derefter behandler om kunden som sin egen kunde — fakturering, aftaler om nøgler, besøgshistorik og så videre.

Den her aftale dækker overdragelsen og perioden indtil da. Fra det tidspunkt er det Partnerens eget ansvar at overholde reglerne over for sin kunde, herunder at oplyse kunden om behandlingen.

§ 5 · Sikkerhed

Partneren skal træffe passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Som minimum:

• kun de medarbejdere, der har brug for oplysningerne for at udføre opgaven, må have adgang til dem
• de medarbejdere skal være pålagt tavshedspligt
• adgang til Partnerens systemer skal være beskyttet med adgangskode, og enheder med kundeoplysninger skal være låst
• oplysningerne må ikke sendes ukrypteret til andre eller lægges i tjenester uden for Partnerens kontrol
• oplysninger på papir skal opbevares aflåst og makuleres

§ 6 · Underdatabehandlere

Bruger Partneren en underleverandør, der får adgang til kundens oplysninger — f.eks. et bogholderisystem, en planlægningsapp eller en ekstern bogholder — skal Partneren have en skriftlig aftale med dem på mindst samme vilkår som den her.

Partneren hæfter for sine underdatabehandlere som for sine egne handlinger.

§ 7 · Overførsel til lande uden for EU og EØS

Oplysningerne må ikke overføres til et land uden for EU/EØS uden Renpris’ forudgående skriftlige samtykke og et gyldigt overførselsgrundlag.

§ 8 · Brud på sikkerheden

Opdager Partneren et brud — oplysninger, der er gået tabt, er blevet ændret, er kommet i de forkerte hænder, eller hvor Partneren blot har mistanke om det — skal Renpris have besked uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, Partneren blev opmærksom på det.

Beskeden skal indeholde, hvad der er sket, hvilke oplysninger og hvor mange personer det drejer sig om, hvad konsekvenserne kan være, og hvad Partneren har gjort.

Fristen er kort med vilje: Renpris har selv 72 timer til at anmelde til Datatilsynet, og den frist løber, fra bruddet er konstateret — ikke fra vi hører om det.

§ 9 · Hjælp til kundens rettigheder

Henvender en kunde sig til Partneren og beder om indsigt, sletning, rettelse eller indsigelse vedrørende de oplysninger, Partneren har modtaget fra Renpris, skal Partneren henvise til Renpris og give os besked.

Partneren skal bistå Renpris med at besvare henvendelsen inden for rimelig tid.

§ 10 · Sletning

Er der ikke indgået en aftale mellem kunden og Partneren, sletter Partneren kundens oplysninger, når det er klart, at der ikke bliver en aftale — og senest 6 måneder efter modtagelsen.

Er der indgået en aftale, behandler Partneren derefter oplysningerne som selvstændigt dataansvarlig efter egne slettefrister, herunder bogføringslovens krav om opbevaring af regnskabsmateriale.

Ophører den her aftale, sletter Partneren de oplysninger, der alene er modtaget gennem Renpris, og som Partneren ikke har et selvstændigt grundlag for at beholde.

§ 11 · Dokumentation og tilsyn

Partneren skal på anmodning kunne dokumentere, at aftalen overholdes. Renpris kan bede om en skriftlig redegørelse.

Renpris kan desuden foretage eller lade foretage et tilsyn, hvis der er konkret anledning til det. Tilsyn varsles mindst 14 dage i forvejen og gennemføres, så det forstyrrer Partnerens drift mindst muligt.

§ 12 · Ansvar

Hver part er ansvarlig for egne overtrædelser af databeskyttelsesreglerne. Pålægges Renpris en bøde eller et erstatningsansvar som følge af Partnerens manglende overholdelse af den her aftale, kan Renpris kræve beløbet dækket af Partneren.

§ 13 · Varighed

Aftalen gælder, så længe Partneren er tilmeldt Renpris, og derefter indtil alle oplysninger modtaget gennem Renpris er slettet.